A reunião deve incluir representantes da gerência e todos os grupos que terão que envolver recursos no projeto. Depois que os participantes da reunião de revisão do planejamento do projeto forem identificados, defina uma data/hora para a reunião. É importante fornecer o material aos participantes com  antecedência para que eles possam revisar o material que será usado como base para a decisão de aprovação.

Antes da reunião, distribua os materiais do projeto aos revisores, certifique-se de que esse material foi enviado bem antes da reunião de revisão da aprovação do projeto, com tempo suficiente para os revisores conferirem com calma. Um conjunto mínimo de produtos de trabalho que deve ser apresentado para revisão é:

• Descrição dos requisitos centrais pretendidos;
• Plano econômico para determinar se compensa investir no projeto;
• Lista de riscos conhecidos e perigosos para o projeto;
• Informações necessárias ao gerenciamento do projeto.

Durante a reunião, os revisores avaliam os artefatos necessários ao controle do projeto para determinar se ele representa um programa de atividade que fornecerá os objetivos do projeto. Os revisores também procuram quaisquer suposições ou omissões incorretas no plano. Considere o seguinte:

• O plano aborda as necessidades identificadas pelo cliente?
• O plano fornecerá os resultados desejados de acordo com o programa e o orçamento?
• O plano foi desenvolvido com um nível de detalhe suficiente para que o resultado do projeto possa ser previsto de maneira realista?
• As estimativas do projeto foram preparadas com métodos de som analíticos?
• Os pontos e os marcos de revisão são programados em intervalos periódicos suficientes?
• Os planos diminuem/evitam todos os riscos graves?
• Os recursos suficientes são identificados no plano? Esses recursos estão disponíveis?
• Os papéis e as responsabilidades estão claramente definidos?
• Os processos de monitoração e controle estão definidos no plano de modo aceitável?
• Todos os planos e diretrizes de suporte são concluídos em um nível aceitável de detalhe?

No final da reunião, os revisores devem tomar a decisão de aprovação. O resultado pode ser um dos seguintes:

• Plano aprovado: O projeto será levado adiante, conforme planejado. A gerência sênior registra os fundos e os recursos que ainda restam para o projeto;
• Projeto cancelado: O projeto não é mais viável devido aos riscos conhecidos e ao orçamento/programa do projeto;
• Decisão adiada: São necessárias mais informações ou uma investigação mais aprofundada para que se tome uma decisão de aprovação.

No final da reunião, um registro de revisão é concluído, capturando todas as discussões ou itens de ação importantes e registrando o resultado da revisão do planejamento do projeto. Se o resultado foi "decisão adiada", uma reunião de revisão do planejamento do projeto de acompanhamento deve ser planejada para uma data posterior.